La olvidada línea del Excel “nivel alto”

Juan Manuel Báez Núñez
Coordinador de Proyectos Biotecnológicos / Zeltia
Máster en Dirección y Administración de Empresas (MBA) por la UDIMA
Miembro de la ACEF.- UDIMA

La olvidada línea del Excel “nivel alto”
Dennizn. 123rf

Es curioso lo difusa que es esa línea entre la realidad y los conceptos que se manejan para definir una habilidad en el ámbito profesional. Un ejemplo: si preguntamos a gran parte de los profesionales que trabajan delante de un ordenador con la archiconocida aplicación de Microsoft Excel muchos de ellos nos dirán que tienen un “‘nivel alto”. ¿Pero qué significa es ese ‘nivel alto’ en Excel? Es relativamente sencillo evaluar el nivel de inglés en una conversación espontanea de cinco minutos, pero no es tan común plantearnos esa otra línea en el rendimiento de un equipo y las verdaderas consecuencias en el trabajo diario.

Expongo el caso de Excel como paradigma, ya que es omnipresente, supone una importante inversión a muchas empresas y raramente se aprovecha lo que puede ofrecer. Pero podríamos trasladarlo a otros ámbitos de las habilidades informáticas de un equipo en la era del business intelligence y la digitalización.

Los que nos hemos peleado con sus tripas, muchas veces ante la necesidad, somos conocedores de las prestaciones de este programa en caso de tener que analizar y manejar una gran información. Excel, con todos sus defectos, es muy potente en sus prestaciones básicas y además ofrece una puerta hacia el entrono Visual Basic para aplicaciones (VBA) que puede hacer que esa cuadricula se comporte más que aceptablemente para el tratamiento y automatización de cierta magnitud de información. Sin embargo sorprende encontrar trabajadores que lo han utilizado durante años a diario sin saber llevar a cabo tareas básicas en él, como arrastrar formulas en una columna pulsando el pequeño cuadradito que aparece al seleccionar cualquier celda, utilizar las fórmulas que ofrece más allá de las básicas o generar etiquetas a partir de un listado.

Excel, con todos sus defectos, es muy potente en sus prestaciones básicas

Este desconocimiento, que incluye a muchos gestores, hace que la concepción de ese “nivel alto" de Excel consista muchas veces en conformarse con que alguien sea capaz de utilizar alguna fórmula más específica en una tabla o buscar un registro determinado en otra. Lo que queda escondido en estos entornos laborales es la verdadera utilidad que ofrece que los integrantes de un equipo tengan habilidades informáticas, sea con Excel u otro programa, más allá de rellenar campos y sumarlos. Un equipo en el que se incluye personal capaz de programar pequeñas macros, acceder a bases de datos o generar funciones específicas sin la necesidad de contar con un programador puede resolver problemas de procesamiento, reducir errores y reducir tiempos en la gestión de cantidades relativamente masivas de información. Problemas que parecerían inabordables para aquellos que encuentran dificultades generar un desplegable.

La presencia de profesionales con habilidades informáticas, capaces de programar scripts en aplicaciones que consideramos básicas en la empresa, puede aportar pequeñas automatizaciones –pongamos, por ejemplo, un libro Excel capaz de leer otros libros, tratando y consolidando todos sus datos– que optimicen muchos procesos, reducir la necesidad de recursos y sobre todo fomentar un entorno más innovador o, lo que es lo mismo, potenciar la competitividad en los usualmente inamovibles departamentos de fuerte carácter administrativo.

Si busca personal para tareas administrativas, pregunte cuál ha sido la aplicación de Excel de la que se siente más orgulloso. Igual se sorprende aunque no sea bilingüe.

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