Guía rápida sobre transformación digital
Laura Garrido López
Bwd Digital Transformation Spain. Máster en Asesoría Fiscal. Curso Marketing Digital.
Tecnología
El objetivo de este artículo es dar una breve explicación a las palabras más comunes cuando hablamos de transformación digital.
La transformación digital podríamos considerar que es una reorientación hacía un nuevo modelo de negocio, traspasar de lo analógico a lo digital, pero no es una mera digitalización, es el proceso de convertir todo el entorno empresarial en datos susceptibles de ser analizados y explotados para poder sacar el máximo provecho de toda la información de que la empresa dispone.
Robotización (RPA) es la automatización de procesos manuales y repetitivas que no aportan información adicional. Los RPA lo que hacen es automatizar procesos a través de un software, de esta forma se evitan errores y las tareas se realizan siempre de la misma manera, de forma homogénea. Las ventajas de los RPA son beneficiosas para cualquier sector en el cual las personas realicen tareas repetitivas, liberándolas para que puedan realizar tareas de mayor valor añadido.
Si a la robotización de tareas, además, le añadimos “inteligencia”, es decir, realizamos cálculos mediante algoritmos que definen determinados comportamientos ante la información disponible, pudiendo incluso valorar y decidir entre varios escenarios según las variables tenidas en cuenta, estamos entonces ante inteligencia artificial. El objetivo es que los resultados sean evaluados de forma objetiva, actuar racionalmente.
Un WorkFlow es el recorrido que registra el proceso de trabajo que desarrolla una empresa a diario, de tal forma que las tareas a realizar y la información traspasen de un trabajador a otro según una jerarquía definida preestablecida y en base a unas reglas o patrones definidos con anterioridad. Para crear un flujo de trabajo los pasos a dar serán: especificar la finalidad, esquematizarlos, efectuarlos y evaluar los
resultados.
Con la Tecnología OCR podemos tratar todos los documentos recibidos independientemente del formato, de la vía de entrega (papel, fax, correo electrónico…) y de la tipología del documento (formularios, impresos, escritos a mano, anexos, correspondencia...), y poder uniformizar y homogeneizar la información contenida en todos los documentos para su utilización
futura.
El BPM no es producto, es la optimización de los procesos de negocio mediante la gestión de proyectos. Se persigue el conseguir una metodología única entre organización, sistemas y negocio. Engloba todos los procesos, actividades y workflows que existen en un negocio y busca la forma de integrarlos.
El retorno de la inversión (ROI) es la operación matemática que empleamos para calcular el beneficio que obtenemos de la inversión realizada. En definitiva, tratamos de medir la eficiencia financiera. El ROI nos indica por tanto si la inversión realizada es o no rentable. En el caso de la implementación de la transformación digital, para que sea lo más real posible habrá que tener en cuenta no solo el coste de la inversión sino también habrá que calcular el tiempo ahorrado a la hora de trabajar, ya que lo que se pretende es una optimización del trabajo habitual, automatizando tareas repetitivas y así dedicándolo a tareas más productivas, con mayor valor añadido, y por consiguiente con mayor rentabilidad para la organización.
Cloud computing no es otra cosa más que una entrega y consumo de servicios según la necesidad. No estamos hablando de una tecnología, sino que es la manera de acceder a unos recursos, a unas capacidades a través de internet y según unas necesidades concretas; así el prestador del servicio permite acceder a unos recursos informáticos, ajustados en base a la demanda deseada, a través de un pago por uso.
Una de las ventajas que implica la transformación digital es la integración multicanal y multisistema sin notar ningún menoscabo ni retraso en obtener lo que se necesita y cuando se necesita, independientemente del origen de la información, en cualquier momento. La posibilidad de comunicarse a través de diferentes medios y en múltiples formatos de forma perfectamente sincronizada.
El gestor documental es prioritario hoy en día. Los documentos se crean, envían, comprueban, almacenan y se buscan innumerables veces. Debido a este último proceso es fundamental contar con un buen gestor documental. Gracias a él tenemos todos los documentos archivados en un repositorio único. Este repositorio único nos facilita muchas labores, entre otras: que no se produzca la pérdida de los documentos, evita que se produzcan errores de documentos mal archivados, nos permite el trabajo colaborativo, acceder a los documentos desde cualquier lugar con total seguridad y bajo los permisos pertinentes y además liberar el espacio físico que está ocupando el archivo y de esta forma ahorrarnos el coste del espacio del mantenimiento del archivo. Pudiendo tener una trazabilidad exacta de los cambios que haya sufrido el documento hasta el archivo definitivo.
Cuando hablamos de Big Data nos referimos a un conjunto de datos de gran volumen y complejidad, que se generan continuamente en las organizaciones, que hacen que no se puedan tratar con los sistemas habituales de procesamiento y análisis.