Maximizando la eficiencia financiera en el sector educativo a través de business intelligence

Gustavo Gavilanes
Controller financiero en IEP. Estudiante del Máster en Dirección Económico-Financiera en el CEF.-.

Finanzas

En el contexto competitivo del sector educativo, la implementación de herramientas avanzadas de business intelligence (BI) se presenta como un diferenciador clave para alcanzar la excelencia operativa.

Este artículo explora cómo el uso estratégico de Power BI, respaldado por una sólida analítica contable y una cultura centrada en los datos, puede transformar el departamento financiero de una empresa educativa, permitiendo no solo la obtención de información detallada sobre ingresos y gastos, sino también el aprovechamiento de las capacidades del big data.

Una vez establecida la base fundamental mediante la implantación de una analítica contable y una cultura de la empresa orientada a los datos, Power BI se convierte en una herramienta integral para analizar la información de ingresos y gastos. En el ámbito de los ingresos, Power BI ofrece una visión detallada de los clientes o alumnos, incluyendo su ubicación, métodos de pago y la rentabilidad de los programas educativos. Sin embargo, el enfoque va más allá al aplicar el big data para analizar patrones de deserción estudiantil.

El análisis de alumnos a través de Power BI aborda preguntas críticas sobre la deserción estudiantil, permitiendo entender si se trata de motivos económicos, desinterés en los programas ofrecidos, conflictos con la vida personal o pérdida de motivación para estudiar.

Este análisis se realiza utilizado los datos del CRM, donde tenemos todos los datos de los alumnos: edad, nacionalidad, programa que realizan, número de cuotas que nos pagan, número de cuotas pendientes por pagar, número de llamadas que hacen a sus tutores, número de minutos que están conectados al aula virtual, etc. Todo este conjunto de datos hace que cuenten una historia sobre los alumnos (storytelling), exprimiendo los datos del CRM, y así, una vez que sepamos cómo son nuestros alumnos, podemos predecir cómo se comportarán en el futuro.

Este enfoque innovador busca identificar patrones y correlaciones que, una vez descubiertos, permitirán anticiparse a la deserción estudiantil y tomar medidas preventivas y realizar presupuestos de ingresos más acertados.

En cuanto a los gastos, Power BI ofrece una perspectiva detallada sobre el presupuesto de cada departamento, identificando desviaciones mensuales, proveedores que superan el presupuesto y áreas donde se pueden optimizar costes. La capacidad de anticiparse a subidas de costes y escenarios de alta inflación se convierte en una ventaja estratégica, todo ello con la facilidad de actualizar el reporting de Power BI en tan solo unos minutos.

En resumen, la combinación de big data y Power BI en el departamento financiero de una empresa educativa no solo proporciona una visión integral de ingresos y gastos, sino que también ofrece una perspectiva única sobre la deserción estudiantil. Este enfoque no solo permite optimizar los recursos financieros, sino que también brinda la capacidad de tomar medidas proactivas para retener a los estudiantes y anticiparse a cambios económicos.