La importancia de la transformación digital en la empresa

Laura Garrido López
Bwd Digital Transformation Spain. Máster en Asesoría Fiscal. Miembro de la ACEF.- UDIMA

Empresa

Mucho se está hablando en los últimos años sobre la transformación digital, qué supone, qué ámbito abarca dentro de una organización y qué pasos hay que dar para llegar a transformar digitalmente una empresa.

Antes que nada, hay que asumir que la transformación digital de una empresa supone un cambio cultural/organizacional de dicha empresa, no es una mera transformación del papel en un archivo, supone un cambio en la forma de hacer las tareas de cada uno de los elementos de la empresa, desde cualquier área o departamento que la compone.

Ese “papel” o información que se reciba desde cualquier fuente (correo, fax, papel, desde web, etc.) se debe transformar en un elemento más de una gran base de datos y, a partir de ese momento, en fuente de información analítica, que puede proporcionar, al relacionarse con otra información existente, una información mucho más valiosa que al considerarse por sí solo individualmente.

Para ello, y para que sea una verdadera transformación digital, se deben analizar todos los procesos administrativos/financieros, de recursos humanos, logística, en general, de todas las áreas que conforman la organización, de contenido y tecnología. Para poder hacer un estudio integral de toda la información de la empresa e integrarla en una base de datos única relacional y, de esta forma, poder comenzar a sacar todo el provecho de toda la información que una empresa genera.

Analizando todos los departamentos de la empresa, examinando cómo se interrelacionan y así definiendo el WorFlow, o flujos de información necesarios, para rediseñar los procesos con vistas a aumentar la eficiencia, eficacia, control y reducción de costes. La transformación digital está directamente relacionada con la eficiencia de los procesos.

Estrategia más eficiente conlleva un retorno de la inversión. Automatizando los procesos, de esta manera, los flujos de trabajo son previsibles y dinámicos, eliminamos las tareas repetitivas y conseguimos un mayor conocimiento del negocio. Esto se consigue con una base de datos única empresarial donde se puede buscar toda la información disponible de todos los departamentos a través de búsqueda inteligente. Lo que se pretende es, con las herramientas adecuadas, tener un mayor conocimiento del negocio a través del poder del dato. Lógicamente, siempre dando las autorizaciones pertinentes y bajo el cumplimiento de la ley de protección de datos y demás legislación aplicable a cada flujo. Asimismo, es fundamental un cambio de actitud y comportamientos al nivel de toda la organización. La digitalización es clave para que las compañías puedan ser competitivas.

Sistemas que se utilizan:

• Sistemas ECM (Enterprise Content Management) que ponen toda la información (digital, analógica y que llega por todos los canales posibles: fax, correo, EDI…) en tiempo y forma a lo largo de todos los procesos y la cadena de valor en un único lugar. Lo que conseguimos con este sistema es organizar toda la información de la organización, lo que nos puede permitir acelerar las tareas repetitivas haciendo que esas tareas se realicen siempre de la misma manera. Creando, mediante un sistema de WorkFlow, que las personas oportunas estén en todo momento informadas de las tareas/documentos que se reciban y lo que cada uno debe hacer con ello.
• BPM (Business Process Management) consistente en la optimización de procesos de negocio a través de la gestión, permitiendo identificar aquellos que pueden ser objeto de externalización. El fin es lograr una gestión empresarial moderna por procesos, aplicando una metodología única entre organización, sistemas (TI) y negocio.
• Sistemas de capturas de datos OCR. El software OCR de reconocimiento óptico de caracteres (Optical Caracter Recognition), captura los datos que contiene el documento, los almacena en un archivo o base de datos, con un formato que reconoce los datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.
• Sistema de robótica RPA La Automatización Robótica de Procesos (Robotic Process Automation o RPA) es un tipo de automatización tecnológica que está transformando la forma en la que operan las empresas. Los robots de software de RPA interactúan y se comunican con los sistemas y las aplicaciones de su empresa para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo que recae sobre los recursos humanos. El software de Automatización Robótica de Procesos se diferencia de otras soluciones de automatización gracias a su flexibilidad y capacidad para integrar flujos de trabajo de forma eficiente, a través de toda la compañía.

Se debe hacer con soluciones tecnológicas flexibles, y que se adapten a cualquier realidad, sobre todo pensando en el futuro cambiante a que toda organización se enfrenta. Sin embargo, invertir en procesos y herramientas no es suficiente para que la transformación digital sea instaurada de la mejor manera. Es fundamental que la organización esté alineada con la nueva estrategia. Cada organización debe explorar sus propias posibilidades y determinar cuál será su hoja de ruta.