Rolling forecast

José Tovar Jiménez
Profesor del Área de Finanzas del Grupo Educativo CEF.- UDIMA.

Finanzas

En un entorno tan cambiante como el actual, es necesario disponer de procesos de planificación y previsión flexibles. Esto es, se necesitan herramientas de gestión que permitan incorporar los cambios que se vayan produciendo de forma inmediata en la toma de decisiones y, al mismo tiempo, reflejar los datos reales de los periodos ya transcurridos.

La necesidad de tener una visión actualizada del negocio y de su entorno es mayor cuanto más grande y dinámica sea la empresa. Resulta, pues, necesario, implementar una herramienta que posibilite una visión clara y fiable de la posición de la empresa en base a datos reales.

Los rolling forecasts (pronósticos continuos), si están bien preparados, pueden llegar a convertirse en el eje central de un sistema de información que permita conectar todas las partes de un negocio, ofreciendo a la dirección la posibilidad disponer de unas previsiones, tanto del momento presente como a corto, e incluso, largo plazo.

La solución para esta tarea de planificación supone el empleo de software especializado, que permita rapidez, flexibilidad y precisión en las previsiones. Sin embargo, hay que considerar la posibilidad de realizar esta tarea de forma fácil con la ayuda de una hoja de cálculo en Excel.

¿Qué es un pronóstico continuo (rolling forecast)?

Un pronóstico continuo es un modelo financiero que ayuda a conocer el comportamiento futuro de un negocio durante un periodo continuo, basado en datos que reflejen la realidad actual, no la situación pasada.

A diferencia de los presupuestos estáticos que proyectan el futuro durante un periodo de tiempo fijo, normalmente referido a un año natural, de enero a diciembre, un pronóstico continuo se actualiza regularmente durante todo el año para reflejar cualquier cambio, sobre un horizonte de tiempo ampliable. Es decir, se basa en la idea de incorporar de forma automática la información de un nuevo periodo cuando ya ha finalizado el actual. Esto permite a las empresas proyectar el comportamiento futuro en función de los datos más recientes, lo que ofrece una ventaja al operar en un entorno empresarial en constante cambio.

La información con la que se preparan los presupuestos anuales clásicos a menudo es obsoleta, incluso antes de que el presupuesto se empiece a ejecutar. Por este motivo, se trata de emplear una herramienta que, basada en una información más precisa y actualizada, permita la toma de decisiones más oportunas y acertadas.

Previsiones continuas frente a presupuestos estáticos

Si bien la mayoría de las empresas utilizan presupuestos estáticos clásicos, referidos a un año natural, un pronóstico continuo resulta especialmente útil para aquellas empresas cuyas estimaciones futuras pueden cambiar de forma rápida, ya sea porque están en una etapa de fuerte crecimiento o por causa de un entorno cambiante.

Con el empleo de pronósticos continuos las empresas pueden actualizar sus previsiones en cualquier momento. Por ejemplo, si la empresa establece el periodo de revisión mensual, el presupuesto se actualizará de forma automática un mes más en el futuro. De esta forma, la previsión siempre contempla el mismo horizonte (normalmente un año) de planificación, lo que permite reflejar mejor las tendencias y los posibles cambios que se prevean en el mercado (véase imagen inferior).

No obstante, el presupuesto estático y las previsiones continuas no tienen por qué excluirse entre sí. De hecho, una empresa bien gestionada necesitará de un buen proceso de presupuestación al mismo tiempo que un sistema flexible de previsión. El presupuesto se puede tomar como una hoja de ruta para establecer objetivos y determinar el plan de acción posterior, mientras que el pronóstico continuo puede emplearse como un buen indicador de hacia dónde se dirige el negocio y cómo las actividades planificadas pueden afectar al resultado.

Ventajas de usar un pronóstico continuo

Entre las principales ventajas por el empleo de pronósticos continuos destacan:

• Reduce el tiempo de preparación de los presupuestos.
• Mejora la precisión en las previsiones. Al preparar presupuestos anuales, las empresas se ven obligadas a estimar para todo el horizonte temporal variables que, por su propia naturaleza, cambian mes a mes o día a día. Si la empresa opera con un presupuesto estático, deberá esperar hasta el próximo periodo presupuestario para reflejar los cambios. Sin embargo, la práctica de usar un pronóstico continuo permite a los responsables actuar más rápidamente a tales cambios en el mercado y reflejarlos en sus previsiones.
• Mitiga el riesgo. La empresa puede adaptarse continuamente tanto a las variables macroeconómicas del entorno como a los cambios internos, lo que permite reducir la exposición al riesgo.
• Permite una organización más ágil y flexible.

Así pues, con esta herramienta se puede incluir la información disponible de forma ágil, permitiendo anticipar las tendencias del entorno de forma más rápida, lo que redundará en la toma de decisiones con mejor información y, por tanto, de mejor calidad.