Diario del Departamento de Compras
Elvira Vereda Ortiz
Global Capex Project Procurement Manager
Marketing
Día 2
¿Por qué el nivel de rotación de los empleados profesionales es tan alto?
Como en todos los problemas, sus causas no son una, sino múltiples. Puede ser la falta de profesionalización del departamento, que hace el trabajo mucho más estresante en el alcance de objetivos; puede ser que los departamentos usuarios finales de los servicios o productos sean los que realicen ellos todos los trámites comerciales y Compras sea solo un mero gestor administrativo; puede ser la connivencia de muchos jefes de departamentos en hacer la vista gorda con las irregularidades (algo que los empleados profesionales no suelen ver de buen grado)…
Un papel clave y que no tienen muchos otros departamentos, excepto el legal y financiero, es el de actuar como barrera de contención sobre la malversación, robo, irregulares administrativas, financieras, legales, etc. antes de acudir a los auditores internos o externos.
Uno de los valores más importantes de un empleado del Departamento de Compras es su integridad, así como su predisposición a la mejora y solución de problemas.
Lamentablemente muchos jefes no ven con buenos ojos que sus empleados sean íntegros. Los motivos los desconozco. Puede que sea por desconocimiento real de la profesión, porque consideran que para ellos esa integridad les genera problemas…
Lo que sí es cierto es que estos empleados, que saben y conocen muy bien su profesión, son los que tienen una rotación mucho más alta.
¿Qué soluciones se pueden implantar?
Puede que el punto clave sea implantar un ERP especializado en compras en colaboración con el departamento legal, financiero y el auditor. Hay unos muy caros que nadie entiende, y otros más asequibles y fáciles de usar. No vamos a dar nombres comerciales por motivos obvios, pero si hay dudas sobre cuál conviene implantar, podemos ayudar a hacer el análisis para tomar la decisión más adecuada posible dentro del los existentes en el mercado.
Todas las labores del Departamento de Compras se han de hacer mediante el uso de uno de esos ERP. Todo lo que se haga fuera facilita la falta de trazabilidad, negociaciones de pagos en B, favoritismos a empresas concretas, etc.
Para el departamento legal, el que todas las negociaciones de cláusulas no comerciales se hagan a través de esa plataforma y no mediante correspondencia electrónica, y que esa misma plataforma facilite la firma digital y almacenamiento, suele ser para ellos la mejor forma de simplificar toda la operativa de su trabajo; además de que se sigue la trazabilidad de la comunicación legal, facilita a Compras el seguimiento del contrato en cuanto a la implementación del proveedor, los hitos, así como su cumplimiento.
Muchas empresas consideran que con solo hacer las tareas con unos correos electrónicos o tablas Excel y guardaras en SharePoint o OneDrive es suficiente, porque se muestra la cadena de emails con la comunicación mantenida, etc.
Precisamente el trabajar así es lo que facilita que los auditores abran expedientes. Y aunque no lo creáis, tampoco es tan complicado demostrar el favoritismo que se le está dando a una empresa por razones oscuras o por simple ignorancia.
Estas herramientas, llamadas ERP, facilitan el trabajo operativo ahorrando tiempo, y por lo tanto permitiendo que los empleados del Departamento de Compras puedan ser más estratégicos con actividades como pensar en proveedores con los que se puedan obtener ahorros directos e indirectos a medio plazo. Este tipo de pensamiento y forma de trabajo analítico no es comúnmente valorado ni aceptado, ya que se prima el “cuanto más rápido saques el contrato con el mayor ahorro directo con respecto a presupuesto o contrato anterior, mejor”.
Los empleados de Compras profesionales dedican tiempo al análisis, hablan con sus compañeros y no solo con los que han hecho llegar la necesidad de compra, sino con todos los demás departamentos que de alguna forma pueden recibir algún tipo de “impacto” con esta necesidad. Este tipo de actuaciones no suelen estar bien vistas en muchas empresas y acaba limando la creatividad que tienen los compradores profesionales para buscar soluciones, ahorros directos e indirectos, mejora de procesos, analizar el mercado para tener una parrilla de más de tres proveedores de igual calidad y similares condiciones económicas y comerciales para mejorar la competitividad…
Entonces, ¿cómo se puede rebajar la rotación de los buenos empleados?
- Cambiando la mentalidad de los jefes de departamento, añadiendo otros objetivos anuales que conseguir, que estén orientados a estos cambios.
- Profesionalizando el departamento, no siendo un gestor administrativo.
- Que las actividades que realice el Departamento de Compras sean pensando también en los objetivos marcados a medio plazo, para que la empresa pueda mejorar.
¿Te explico los próximos objetivos que tengo en mente en este Diario del Departamento de Compras? Sueño con profesionalizar los Departamentos de Compras y evitar que se pierdan buenos profesionales.