Diario del Departamento de Compras

Elvira Vereda Ortiz
Responsable nacional de administración comercial de promotora de viviendas

Marketing

Día 1

¿A qué problemas nos hemos tenido que enfrentar hoy?

El verdadero valor del Departamento de Compras

Introspección

A menudo, las funciones del Departamento de Compras son vistas por otros departamentos como meramente administrativas. Pero, ¿qué hace realmente el Departamento de Compras? ¿Cuáles son sus verdaderos propósitos dentro de una empresa? ¿Cómo pueden realmente aportar valor?

Para responder a estas preguntas, primero debemos identificar el grado de madurez de nuestro Departamento de Compras. Si el departamento pasa la mayor parte del tiempo resolviendo problemas inmediatos, emitiendo órdenes de compra o cerrando contratos con proveedores de manera rápida y sin estrategia, entonces estamos ante un departamento meramente operativo. La estrategia brilla por su ausencia, lo que impide controlar los riesgos, dirigir las acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos y aportar valor, tanto a otros departamentos como al propio.

Lamentablemente, muchas empresas operan de manera reactiva, creyendo que presionar a los proveedores equivale a hacer buenos negocios. Nada más lejos de la realidad. En estos casos, el proveedor conocerá mejor tus necesidades y capacidades que tú mismo. ¿Por qué? Porque no controlas tu propia información ni datos, y peor aún, no muestras interés en controlarlos ni analizarlos. El objetivo es simplemente completar las tareas rápidamente, solucionando los problemas tan pronto surgen.

Para prever y evitar futuros problemas, es esencial profesionalizar el Departamento de Compras. Esto se logra estableciendo una hoja de ruta, precedida de una auditoría interna para determinar el grado de madurez actual, la relación con los stakeholders internos y externos, la madurez de los empleados y el talento, así como los logros y el potencial real del departamento. Esta auditoría también nos ayudará a alinear los objetivos del departamento con los de la empresa, segmentar a los stakeholders internos, y organizar, traducir, priorizar y estandarizar los datos que nos ayuden a trabajar de manera más eficiente.

El siguiente paso es plasmar nuestra visión estratégica, establecer el punto de partida, alinear la estrategia, proponer el valor y definir la hoja de ruta hacia la madurez deseada. Es fundamental identificar los elementos que puedan impulsarnos y aprovechar el talento disponible para lograr dicha estrategia.

Ejemplo de un Departamento de Compras operativo y no estratégico

En las solicitudes de presupuesto para CAPEX (capital expenditure) del próximo ejercicio, es crucial contemplar todos los costes del proyecto. Sin embargo, hay empresas que solo consideran lo reflejado en la oferta del proveedor.

Esta oferta puede estar en un incoterm (código en comercio internacional que establece los riesgos y obligaciones de cada parte) que no es el deseado por la empresa compradora, o bien no refleja el porcentaje de coste de importación sobre la factura total cuando se ha pedido cotización hasta la puerta de nuestras instalaciones. Como resultado, los costes reales del proyecto no se consideran y se solicita la aprobación de presupuestos CAPEX basados en información incompleta.

Cuando Compras recibe la solicitud para proceder con la investigación de mercado para ejecutar los presupuestos para la maquinaria indicada, debería tener acceso completo a la información sobre cómo y con qué documentación se ha solicitado la aprobación de dicha cuantía económica.

Sin embargo, la realidad es que a menudo no tienen acceso, y tras finalizar la negociación y el contrato, el capital resulta insuficiente, especialmente si se decide proceder con la compra a un país donde la mano de obra es más barata y se deben pagar los costes de importación. Al final, lo barato sale caro.

Por estos motivos, entre otros, se dice que Compras debe estar involucrado desde el principio en el proceso. Los compradores de CAPEX están acostumbrados a trabajar por proyectos, con estrategias y objetivos a largo y medio plazo. Entienden cómo funciona la empresa, ya que están estrechamente vinculados con el Departamento de Operaciones, Marketing, entre otros. Ven de antemano las problemáticas que pueden surgir y cómo mitigarlas, involucrando no solo al departamento que hace la petición, sino a otros que también pueden verse afectados. Pueden proporcionar soluciones a varios departamentos con una sola operación.

Los compradores de CAPEX son creativos en la búsqueda de soluciones eficientes y efectivas, versátiles; comprenden que el beneficio de la operación de Compras proviene de una estrategia bien fundada desde su inicio y su éxito radica en un buen análisis de los riesgos con una cuidadosa implementación del proveedor en nuestro engranaje empresarial.