Necesito realmente un cuadro de mando

Rosa Bravo Nufrio
Licenciada en Empresariales. Fundadora de RB Asesoría
Máster en Tributación y Asesoría Fiscal por el CEF.-
Miembro de la ACEF.- UDIMA

Sergey Nivens. 123rf

Hay una frase que resume  muy bien la importancia del cuadro de mando o dashboard: “Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede mejorar”.

Por regla general, cuando hablamos de cuadro de mando o dashboard automáticamente pensamos en grandes empresas, pero las pymes también pueden crear su cuadro de mando y sacarle mucha utilidad. Es más, toda empresa, independientemente de su tamaño debería de tenerlo para que ayudara en la toma de decisiones en la gestión diaria del negocio.

¿Qué es el cuadro de mando?

El cuadro de mando te permite convertir los datos extraídos de diferentes fuentes en información útil y fácil de interpretar. Esta información en combinación con los KPIs facilitará la toma de decisiones para la gestión óptima de cada negocio.

Al tener información real actualizada a diario permitirá establecer estrategias, hacer un seguimiento de las mismas y adoptar medidas correctivas en caso de que fuera necesario.

Cuando queremos mejorar el resultado de una organización hay dos maneras de hacerlo, o bien aumentar los ingresos o bien reducir los gastos. En ambos casos no es fácil conseguirlo y el sistema de indicadores incluido en el cuadro de mando se convierte en un instrumento imprescindible.

¿Qué son los indicadores?

Para controlar una actividad lo primero que necesitamos conocer es qué objetivos queremos alcanzar y después crearemos la herramienta que permita medir si estamos consiguiendo los objetivos previstos o no. Aquí es donde juegan un papel fundamental los KPIs o indicadores.

Los indicadores se pueden definir como un tipo de instrumentos que permiten medir la consecución o evolución de los objetivos de la empresa basados principalmente en los aspectos clave del negocio u otros aspectos del funcionamiento según el tipo de actividad que realice la empresa.

¿Cómo se construye un cuadro de mando?

En la construcción de un dashboard hay dos procesos clave:

1 - Elección de los indicadores que se van a incluir.

2 - Diseño del cuadro de mando.

Ambos procesos están relacionados entre sí, es decir, de nada sirve una correcta elección de indicadores si luego no se muestran visualmente de forma eficaz. Del mismo modo, de nada sirve una visualización intuitiva y eficaz si no hemos elegido los indicadores adecuados.

El cuadro de mando te permite convertir los datos extraídos de diferentes fuentes en información útil y fácil de interpretar

¿Cómo diseñar un sistema de indicadores?

Los indicadores se pueden distribuir por áreas funcionales:

- Área financiera.

- Área comercial.

- Área de producción.

- Área de compras y logística.

- Área de calidad.

- Área de marketing.

Los indicadores óptimos  dependerán del tipo de organización, tamaño, complejidad, actividad que desarrolla, tipo de cliente,… Es decir, el diseño de los indicadores se debe adaptar a las características de cada organización.

Obviamente, el cuadro de mando deberá de ser diferente en función del tipo de organización. No podremos utilizar los mismos indicadores para una empresa de fabricación que para una empresa de servicios profesionales.

Para la elección de los indicadores óptimos tendremos que:

- Analizar el tipo de negocio así como sus aspectos clave.

- Identificar los tipos de productos o servicios de la actividad empresarial.

- Definir las áreas o métodos para controlar la actividad empresarial.

- Diseño de un sistema de reporting de control de gestión donde se incluirán los indicadores.

Siempre es interesante contar con el apoyo de un buen profesional que ayude en el diseño y creación del cuadro de mando para garantizar que nuestro dashboard nos proporcionará la información necesaria para la correcta toma de decisiones.

Se ha de crear y diseñar un sistema de indicadores:

- Adaptable a cada organización en cantidad y calidad de indicadores.

- Flexible porque se puede utilizar con mucha o poca información según las necesidades y recursos de cada organización.

- Pueden añadirse nuevos indicadores en caso de ser necesario.

- Los indicadores se pueden establecer por áreas y responsabilidades.

- Fácil de utilizar por el usuario, ya que tiene toda la información a su alcance.

- La periodicidad de los indicadores puede ser mensual, trimestral o anual.

¿Para qué sirve el cuadro de mando?

El cuadro de mando nos ayudará a dar respuesta a diferentes preguntas:

- ¿Cuál es el punto de equilibrio de mi actividad?

- ¿Qué nivel de costes fijos puede asumir mi empresa?

- En caso de tener diferentes productos o líneas de negocio, ¿podré saber la rentabilidad individualizada, así como analizar aquellas que sean deficitarias?

- ¿Es mi empresa solvente?

- ¿Podré afrontar los pagos a corto plazo o tendré problemas de liquidez?

- ¿A qué son debidos los problemas de liquidez?

- ¿Cómo va el resultado del ejercicio en función de lo previsto?

- ¿Cuáles son nuestros ingresos y gastos en proporción al año anterior?

- También nos ayudará a conseguir la optimización fiscal, facilitándonos información necesaria para la toma de decisiones antes de que termine el ejercicio.

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