La realidad del expediente electrónico
María del Mar Fernández Romo
Magistrado suplente de la Audiencia Nacional, Juzgado central contencioso-administrativo 4, Madrid.
Curso de Urbanismo en el CEF y curso superior de Derecho Administrativo y Administración Local en la UDIMA.
Miembro de la ACEF.
La prensa nacional informaba el pasado 14 de junio de 2011 del inicio del despliegue en la Audiencia Nacional del expediente judicial electrónico. Vamos a analizar en este artículo su implantación y objetivos.
Fases del despliegue del expediente judicial electrónico
El expediente judicial electrónico permitirá la progresiva superación de una secular tradición jurídica basada en el papel y la adecuación de la Justicia española a los nuevos tiempos. En la Audiencia Nacional, el despliegue se realizó en las siguientes fases:
- Sala de lo Social y nuevo Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo (junio de 2011).
- Juzgados Centrales de lo Contencioso Administrativo (julio de 2011).
- Sala de lo Contencioso Administrativo (8 secciones). (julio de 2011).
- Juzgados Centrales de Instrucción, Juzgado Central y Sala de lo Penal, Juzgados Centrales de Vigilancia Penitenciaria y Juzgado Central de Menores (septiembre 2011).
Foto de Stock.XCHNG
Paralelamente a este proceso, se dieron también los primeros pasos para la implantación del expediente judicial electrónico en las Fiscalías de la Audiencia Nacional, la Fiscalía Antidroga, la Fiscalía especial contra la Corrupción y la Criminalidad Organizada, el Tribunal Supremo, el Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León y en los órganos judiciales de las ciudades de León y Burgos.
El instrumento: ¿Qué es el expediente judicial electrónico?
El expediente judicial electrónico facilita el acceso de todos los intervinientes judiciales a la misma documentación y expedientes, evitando realizar copias en papel de todos los procedimientos. Su implantación permitirá eliminar totalmente el papel en los procesos judiciales, incrementando la celeridad en la tramitación de los procedimientos, garantizará la seguridad de todo el proceso y mejorará el ejercicio del derecho de defensa.
Esta implantación ha constituido un proceso sumamente complejo que comienza con el registro de cientos de miles de documentos en papel de los procedimientos en trámite, su digitalización y catalogación, y posterior incorporación a un gestor documental con funciones avanzadas de búsqueda y consulta. El proceso en la Audiencia Nacional se inició en septiembre de 2010 con la puesta en marcha del Servicio de Digitalización Masiva que ha permitido la digitalización de unos 20 millones de páginas de los procedimientos en trámite en la Audiencia Nacional, y la previsión es llegar a los 27 millones.
El expediente judicial electrónico facilita el acceso de todos los intervinientes judiciales a la misma documentación y expedientes, evitando realizar copias en papel de todos los procedimientos
Con el expediente judicial electrónico se consigue una justicia más accesible y transparente. Una justicia más ágil, al tramitarse íntegramente en formato electrónico y acortarse enormemente los plazos de tramitación. Una justicia más eficiente, al asignar mejor los recursos disponibles y más sostenibles, al suprimir el uso del papel. Una justicia mejor interconectada. La digitalización de los expedientes favorece el intercambio de información y la comunicación entre los órganos judiciales y otras instituciones y órganos implicados en la Administración de Justicia. El Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) va a permitir la comunicación en red de todos los sistemas de gestión procesal que actualmente coexisten en el territorio nacional.
Actuaciones en el ámbito tecnológico y de los sistemas de información
La vinculación del expediente judicial electrónico a la infraestructura tecnológica y a los sistemas de información de la Audiencia Nacional requiere el despliegue de un equipamiento capaz de responder a las necesidades del nuevo entorno organizativo. Junto a la adecuación tecnológica de las diferentes salas, se han requerido las siguientes actuaciones:
- La integración de los sistemas de información: Supone la interconexión de todos los aplicativos que funcionan en la Audiencia Nacional con las nuevas herramientas vinculadas a la gestión integral del expediente judicial en formato electrónico. La aplicación de gestión procesal Minerva se conecta así con el sistema de registro, digitalización y catalogación de expedientes, el gestor documental y la plataforma de porta-firmas digital.
- Sistema de escritorio integrado: Magistrados, secretarios judiciales y funcionarios de los Cuerpos de Gestión y Tramitación Procesal disponen ahora de un escritorio integrado con doble pantalla que les facilita el acceso, por un lado, a sus herramientas de trabajo habitual (Minerva, procesadores de texto, etc.), y por otro, al gestor documental y al expediente judicial electrónico.
- Adecuación del puesto de teletrabajo: El teletrabajo será una opción para los magistrados de la Audiencia Nacional que podrán disponer de un ordenador portátil y escritorio integrado con la misma configuración que los equipos de sobremesa.
Actuaciones en el ámbito de gestión del cambio
Foto de Stock.XCHNG
Los profesionales de la Audiencia Nacional son la clave para el éxito del cambio al expediente judicial electrónico. Para lograr su implicación y facilitar la transición al nuevo sistema de trabajo, el Ministerio de Justicia ha diseñado un conjunto de actuaciones en las áreas de formación, comunicación y sensibilización.
Formación: su objetivo es capacitar a todo el personal de la Audiencia Nacional para la sustitución del papel por el expediente electrónico. Con ello se pretende dotar a los profesionales de las herramientas formativas necesarias para su desempeño en el nuevo entorno organizativo y asistirles en la realización de los procedimientos que se modifican.
Se diseñó un Plan de Formación que responde a las necesidades específicas de un colectivo integrado por unos 600 profesionales entre magistrados, secretarios judiciales y demás funcionarios de los Cuerpos de Gestión, Tramitación procesal y Auxilio Judicial.
La formación, en la modalidad e-learning se lleva a cabo en tres etapas:
- Formación e-learning para el manejo de la aplicación de gestión procesal Minerva y la herramienta de firma electrónica aplicada al expediente judicial electrónico.
- Formación presencial dirigida a los profesionales que integran el SCRRDA, antes de su puesta en marcha. La formación a los magistrados, secretarios judiciales y funcionarios de los Cuerpos Generales se realizará progresivamente en función del despliegue. Todos serán instruidos en materia de expediente judicial electrónico y en el manejo de las siguientes herramientas y aplicaciones: Minerva, firma electrónica y porta-firmas digital, gestor documental y escritorio integrado.
- Tutorización y soporte a través de sesiones de refuerzo para el personal que no haya podido asistir en las fechas programadas. Además, durante todo el periodo formativo un equipo de formadores y dinamizadores está disponible para prestar soporte técnico y resolver dudas e incidencias.
Plan de comunicación y sensibilización: Su objetivo es establecer canales de comunicación con todos los públicos implicados en el proceso de cambio al expediente judicial electrónico, proporcionándoles la información necesaria sobre el funcionamiento del nuevo sistema.
El Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) va a permitir la comunicación en red de todos los sistemas de gestión procesal que actualmente coexisten en el territorio nacional
A partir del establecimiento de una identidad visual propia, se ha diseñado una campaña informativa reforzada con un plan de actuaciones concretas orientadas a informar al público objetivo sobre este proceso clave en la modernización de la Administración de Justicia. Entre ellas, la realización de audiovisuales divulgativos, el emplazamiento de puntos de información electrónicos e interactivos en las sedes, así como la difusión de noticias a través de los canales de comunicación habituales del Ministerio de Justicia.
Toda la información está disponible en el portal de Oficina Judicial, donde se ha habilitado un capítulo específico sobre el proyecto de despliegue del expediente judicial electrónico con acceso a un centro de documentación, materiales formativos, archivo multimedia y noticias. Además, subrayando la apuesta del Ministerio de Justicia por las herramientas de la comunicación 2.0, el expediente judicial electrónico es uno de los temas que se abordan en el Blog de Modernización Judicial, un espacio nacido para la reflexión, la escucha activa y el diálogo en torno a los proyectos de modernización emprendidos para mejorar el servicio público de la justicia.
Igualmente se han puesto en marcha acciones informativas con los profesionales de la justicia directamente implicados en el cambio al expediente judicial electrónico. El Ministerio de Justicia ha presentado el proyecto desarrollado en la Audiencia Nacional a las instituciones y colectivos profesionales.
Sistema de calidad de la Audiencia Nacional. Con el objetivo de garantizar la mejora continua de los servicios de la Audiencia Nacional y obtener la máxima satisfacción de sus usuarios, se implanta el Sistema de Calidad de la Audiencia Nacional, para dirigir y controlar la Calidad en la implantación del expediente judicial electrónico. El despliegue de este sistema queda en manos de la Comisión de Calidad de la Audiencia Nacional, creada el 3 de mayo de 2011, para velar por el cumplimiento de los objetivos de calidad trazados, identificando mejores prácticas y promoviendo el intercambio de experiencias para la mejora continua del servicio público.